Nach Ansicht des Bundesverwaltungsamts (BVA) sollen nicht nur bereits eingetragene Gesellschaften, sondern auch alle Vorgesellschaften, also Gesellschaften in Gründung, insbesondere auch Vor-GmbHs, mithin GmbHs nach Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und vor Eintragung im Handelsregister, unter bestimmten Voraussetzungen einer Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister unterliegen. Hierzu führt es wörtlich aus:

„Da die aktiven Vorgesellschaften buchführungs- und steuerpflichtig sind, besteht auch für sie die Pflicht, ihre wirtschaftlich Berechtigten zum Transparenzregister zu melden. Die Mitteilung ist entbehrlich, wenn nach Abschluss des Gesellschaftsvertrags innerhalb von drei Monaten eine Anmeldung zum Handelsregister erfolgt und die Mitteilungsfiktion des § 20 Abs. 2 S. 1 GwG Anwendung findet […].“

Eine Verletzung dieser Mitteilungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit Bußgeld geahndet wird. Diese kann bis zu EUR 150.000, bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen bis zu EUR 1 Mio. oder bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils betragen (§ 56 GwG). Gründer und Leitungsorgane der Gesellschaft, aber auch deren Rechtsberater sollten diese Mitteilungspflicht daher unbedingt beach-ten. Dies gilt gleichermaßen für die nach dem Geldwäschegesetz sog. Verpflichteten, also insbesondere Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Rechtsanwälte und Notare. Letztere haben deshalb bei GmbH-Gründungen bereits nach erfolgter Beurkundung die Meldung zum Transparenz-register zumindest zu prüfen, sofern die Vor-GmbH – wie regelmäßig der Fall – bereits in diesem Stadium ihre Geschäfte aufnimmt.

Derzeit entfällt in vielen Fällen bei der GmbH diese Eintragungspflicht der Vorgesellschaft, soweit innerhalb von drei Monaten nach Abschluss des Gesellschaftsvertrags eine Anmeldung zum Handelsregister erfolgt und die Mitteilungsfiktion des § 20 Abs. 2 S. 1 GwG greift, also kein natürlicher Gesellschafter mehr als 25 % der Geschäftsanteile hält und alle weiteren Informationen aus dem Handelsregister ersichtlich sind. Allerdings wird diese Mitteilungsfiktion durch die GwG-Reform mit Wirkung zum August 2021 abgeschafft und das Transparenzregister von einem Auffangregister zu einem Vollregister umgestaltet.

Dies führt zukünftig dazu, dass z. B. in der Gründungsphase einer GmbH im Regelfall zweimal zu melden ist, einmal als Vor-GmbH und einmal nach erfolgter Eintragung im Handelsregister als vollendete GmbH. Auch wenn sich die wirtschaftlich Berechtigten in dieser Zeitspanne kaum verändert haben dürften, ist der Firmenname mit dem Rechtsformzusatz „GmbH i. G.“ für die Gründungsphase zunächst ein anderer. Damit ist diese Gesellschaft für Zwecke des Transparenzregisters eine andere Gesellschaft. Nach Eintragung der vollendeten GmbH ist daran zu denken, die Vor-GmbH wieder aus dem Register zu löschen.

Bei einer nichtbörsennotierten AG besteht in der Regel eine Mitteilungspflicht, da das Aktien-register kein öffentliches Register darstellt und die Mitteilungsfiktion deshalb nicht anwendbar ist. Dies gilt auch für die Vor-AG. Die Mitteilungspflicht kann derzeit bei Börsennotierung der AG entfallen (§ 20 Abs. 2 Satz 2 GwG). Aber auch insoweit entfällt mit der kommenden Gesetzesreform analog zur GmbH die Mitteilungsfiktion mit der regelmäßigen Folge einer zweimaligen Meldepflicht im Gründungsstadium. Die Löschungspflicht der Vor-AG gilt in gleicher Weise wie für die Vor-GmbH.

Diese Änderungen und Folgen betreffen ebenso die weiteren Gesellschaftsformen, zumal im Fall der Stiftung ohnehin kein bundesweites Stiftungsregister existiert und hier auch bislang die Meldefiktion nur begrenzte Wirkung entfaltet.

Hinweis: In der Praxis haben immer noch eine Vielzahl von GmbHs weder eine elektronisch abrufbare Gesellschafterliste beim Handelsregister hinterlegt noch eine Eintragung im Transparenzregister vorgenommen. Dies führt auch nach der derzeit noch geltenden Gesetzeslage unweigerlich zu einem Bußgeld, sobald dies dem BVA zur Kenntnis gelangt.